Adiantamento ou reembolso: qual usar e como contabilizar?
Reembolso ressarce despesa já paga pelo colaborador: aprovado, vira despesa e conta a pagar. Adiantamento entrega o dinheiro antes e só vira despesa na prestação de contas, na parte comprovada e aprovada. Saldo não comprovado fica a devolver — nunca pendurado.
Atualizado em 10/07/2026
Resposta direta
Use reembolso quando o colaborador já pagou do próprio bolso uma despesa da empresa: aprovada, ela vira despesa da empresa e conta a pagar ao colaborador. Use adiantamento quando a empresa entrega o dinheiro antes do gasto: o valor pago não é despesa ainda — fica como direito a receber do colaborador até a prestação de contas, que converte em despesa somente a parte comprovada e aprovada.
Na prática, os dois resolvem o mesmo problema — o colaborador precisa gastar em nome da empresa — mas em momentos diferentes: no reembolso, o colaborador financia a empresa e recebe depois; no adiantamento, a empresa financia o colaborador e acerta depois. Confundir os dois é o que gera contas a pagar duplicadas, despesas reconhecidas na data errada e saldos pendurados que ninguém sabe explicar no fechamento.
A regra de ouro contábil: reembolso aprovado é despesa na aprovação; adiantamento não é despesa no pagamento. O adiantamento fica registrado como um valor a receber do colaborador e só se transforma em despesa quando a prestação de contas é aprovada.
| Critério | Reembolso | Adiantamento |
|---|---|---|
| Quem desembolsa primeiro | O colaborador (recebe depois) | A empresa (acerta depois) |
| Quando usar | Gastos menores e imprevisíveis | Viagens e valores altos; o colaborador não deve financiar a empresa |
| Quando vira despesa | Na aprovação da solicitação | Só na prestação de contas aprovada, na parte comprovada |
| O que gera no financeiro | Conta a pagar ao colaborador | Valor a receber do colaborador (a prestar contas) |
| Comprovação | Condição da aprovação: sem comprovante válido, não há reembolso | Depois do gasto, dentro do prazo de prestação de contas |
| Risco típico | Pagar sem comprovante ou fora da política | Saldo pendurado sem prestação de contas |
Se o gasto já aconteceu, é reembolso — não existe adiantamento retroativo. Se o gasto ainda vai acontecer, pergunte: o valor é alto ou o colaborador não deveria bancar a empresa? Então adiante. Para gastos pequenos e recorrentes, o reembolso mantém o processo simples: uma solicitação, um comprovante, uma aprovação, um pagamento.
Como contabilizar o adiantamento, do pagamento ao acerto
Registre o adiantamento como valor a receber, não como despesa
No pagamento, o lançamento é: débito em Adiantamentos a colaboradores (ativo), crédito em Banco. Nada toca o resultado ainda.
Converta em despesa na prestação de contas aprovada
Aprovados os comprovantes, lance: débito na conta de despesa por natureza (viagem, alimentação, transporte), crédito em Adiantamentos a colaboradores — somente a parte comprovada e aprovada.
Se o colaborador gastou menos, registre a devolução
O saldo fica a devolver. Quando o dinheiro volta: débito em Banco, crédito em Adiantamentos a colaboradores.
Se gastou mais, reconheça o complemento
A despesa aprovada entra pelo valor total e a diferença vira conta a pagar ao colaborador, paga por conta bancária real.
Confira: a conta de adiantamentos zera ao fim do ciclo
Saldo pendurado em Adiantamentos a colaboradores é sinal de prestação de contas pendente — trate antes do fechamento do mês.
E o reembolso sem adiantamento? Dois lançamentos
Na aprovação
Débito na despesa por natureza, crédito em Reembolsos a pagar ao colaborador. A despesa nasce aqui, na competência da aprovação.
No pagamento
Débito em Reembolsos a pagar, crédito em Banco. Pague por Pix ou TED e mantenha o reembolso separado do salário no contracheque e no extrato.
| Cenário (adiantamento de R$ 1.500,00) | Comprovado e aprovado | Resultado |
|---|---|---|
| Gastou menos | R$ 1.200,00 | Despesa de R$ 1.200,00; o colaborador devolve R$ 300,00 |
| Gastou exatamente | R$ 1.500,00 | Despesa de R$ 1.500,00; a conta de adiantamentos zera |
| Gastou mais | R$ 1.700,00 | Despesa de R$ 1.700,00; a empresa paga complemento de R$ 200,00 |
Atenção
Conteúdo educacional e operacional — não substitui orientação contábil, fiscal, trabalhista ou jurídica. Antes de formalizar regras de adiantamento e reembolso, valide com contador, DP e jurídico, considerando o regime tributário, o tipo de contratação e a natureza das despesas. Atenção especial a pagamentos fixos, habituais ou sem comprovação: eles podem ser caracterizados como remuneração.
Quando o adiantamento vira despesa?
Somente na prestação de contas aprovada, e apenas na parte comprovada. O pagamento do adiantamento em si não toca o resultado: é um valor a receber do colaborador.
Adiantamento e reembolso entram como salário?
Não, quando bem caracterizados: reembolso ressarce despesa real e comprovada da empresa, e adiantamento é sujeito a prestação de contas. Pagamentos fixos, habituais ou sem comprovação é que podem ser caracterizados como remuneração — valide a política com contador, DP e jurídico.
O colaborador não prestou contas no prazo. E agora?
O valor permanece como pendência a receber do colaborador. Cobre a prestação de contas, defina as consequências na política (bloqueio de novos adiantamentos, desconto autorizado) e não converta nada em despesa sem comprovante aprovado.
Posso pagar reembolso e adiantamento juntos?
Evite. São naturezas diferentes — um é ressarcimento, o outro é antecipação sujeita a acerto. Pagamentos separados mantêm o rastro limpo no banco, no ERP e na folha.
Onde entra a conta de compensação nessa história?
Ela é o mecanismo transitório usado em ERPs como Conta Azul e Omie para baixar o valor a receber do colaborador contra a despesa aprovada na prestação de contas. Não é uma conta bancária real e deve terminar zerada — o assunto tem um playbook próprio nesta série.
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